Dyrektora, Zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego oraz Kierowników
Dyrektor
§ 5
Do zadań Dyrektora należy w szczególności:
sprawowanie nadzoru merytorycznego i finansowego nad funkcjonowaniem KCK,
zarządzanie majątkiem KCK,
bieżące wydawanie zarządzeń w celu sprawniejszego funkcjonowania KCK,
przedstawianie właściwym instytucjom i organom nadzoru planów rzeczowych i finansowo-inwestycyjnych,
prowadzenie prawidłowej polityki kadrowej: zatrudnianie i zwalnianie pracowników,
przyznawanie nagród i premii oraz udzielanie określonych kar regulaminowych, zgodnie z Kodeksem Pracy i Regulaminem Wynagradzania,
sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny płac, dyscypliny pracy i porządku,
tworzenie repertuaru i sprawowanie bieżącej kontroli nad jego realizacją,
sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów bhp, p. poż. oraz działalności w zakresie obrony cywilnej,
współdziałanie z organami samorządu terytorialnego, organizacjami związkowymi i stowarzyszeniami społecznymi,
kontrola i koordynacja działań pracowników w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków,
kontrola i koordynacja działań związanych z administrowaniem środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
powoływanie stałych lub doraźnych komisji do opracowania i wykonania określonych zadań, np. komisja przetargowa, inwentaryzacyjna, konkursowa,
powoływanie doraźnych zespołów roboczych ds. realizacji imprez,
organizowanie i nadzór nad pracą podległych pracowników.
Dyrektorowi bezpośrednio podlegają:
Zastępca Dyrektora,
Główny Księgowy,
pracownik pracowni regionalnej.
Zastępca Dyrektora
§ 6
Do zadań Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:
sprawowanie nadzoru administracyjnego nad funkcjonowaniem budynków KCK,
nadzór gospodarczy w zakresie gwarancji, reklamacji i utrzymania budynków KCK,
nadzór nad ochroną obiektów KCK,
nadzór nad opracowywaniem i prowadzeniem dokumentacji umów KCK,
opracowywanie planów w zakresie inwestycji i remontów,
prowadzenie obsługi organizacyjno-technicznej nieruchomości przy ul. 11 Listopada 13, utrzymanie budynku i otoczenia w stanie użyteczności, prowadzenie wszystkich spraw związanych z remontami, przeglądami i konserwacją,
koordynacja dokonywania zakupów w celu prawidłowego funkcjonowania placówki zgodnie z planem budżetowym,
nadzór nad prawidłową organizacją imprez,
nadzór nad sprawami związanymi z promocją KCK,
nadzór nad dystrybucją i magazynowaniem wydawnictw KCK,
prowadzenie dokumentacji związanej z przeprowadzanymi kontrolami i zaleceniami odpowiednich służb nadzoru,
organizowanie i nadzór nad pracą podległych działów i pracowników:
Zastępcy Dyrektora bezpośrednio podlegają:
Kierownik ds. Dydaktyczno -Artystycznych,
Kierownik ds. Organizacji Sceny,
Pracownicy działów: ds. Organizacyjno- Promocyjnych, ds. Informatycznych oraz Pokoje Gościnne.
Główna Księgowa
§ 7
Do zadań Głównej Księgowej należy w szczególności:
konstruowanie rocznego planu finansowego,
sporządzanie okresowych sprawozdań finansowych i bilansu,
sporządzanie list płac wynikających ze stosunku pracy, naliczanie zasiłków chorobowych, prowadzenie imiennych kartotek wynagrodzeń i innych wypłat,
nadzorowanie prowadzenia rozliczeń z ZUS, US, PZU,
nadzorowanie prowadzenia rozliczeń z dostawcami i odbiorcami usług,
rozliczanie inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych KCK,
zapewnienie prawidłowości, terminowości i zgodności składanych sprawozdań przez KCK,
nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości,
sporządzanie bieżących analiz finansowych,
niezwłoczne informowanie Dyrektora o przekroczeniach lub nieprawidłowościach,
organizowanie i nadzór nad pracą podległych pracowników,
Głównej Księgowej bezpośrednio podlegają pracownicy działu ds. Księgowości.
Kierownik ds. Dydaktyczno-Artystycznych
§ 8
Do zadań Kierownika ds. Dydaktyczno-Artystycznych należy w szczególności:
organizacja zajęć dydaktycznych,
organizowanie i nadzór nad pracą podległych działów i pracowników,
nadzór merytoryczny nad pracownikami działu artystycznego w zakresie realizacji zaplanowanych zadań, wynikających z zadaniowego systemu czasu pracy,
prowadzenie ewidencji instrumentów muzycznych KCK,
przygotowywanie projektów sprawozdań merytorycznych dla Dyrektora z działalności KCK,
wynajem sal w budynku przy ul. 11 Listopada 13 i bieżąca kontrola stanu technicznego urządzeń,
ścisła współpraca z Kierownikiem ds. Organizacji Sceny w zakresie dostępności sal teatralnych, sceny, terminów zajęć i występów grup artystycznych,
udział w pracach doraźnych zespołów roboczych powołanych przez Dyrektora KCK.
Kierownikowi ds. Dydaktyczno-Artystycznych bezpośrednio podlegają pracownicy Działów: ds. Dydaktycznych, ds. Artystycznych.
Kierownik ds. Organizacji Sceny
§ 9
Do zadań Kierownika ds. Organizacji Sceny należy w szczególności:
prowadzenie obsługi organizacyjno - technicznej w zakresie zarządzania nieruchomościami na ul. Słowiańskiej 13 i Katedralnej 18, utrzymaniem budynków i otoczenia w stanie użyteczności, prowadzenie wszystkich spraw związanych z remontami, przeglądami i konserwacją przy ścisłej współpracy z Zastępcą Dyrektora,
bieżąca kontrola stanu technicznego urządzeń i instrumentów muzycznych w w/w obiektach przy ścisłej współpracy z Kierownikiem ds. Dydaktyczno-Artystycznych ,
uzgadnianie potrzeb technicznych i osobowych przy organizacji imprez,
wynajem i organizacja pracy sceny oraz sal w zakresie zarządzanych budynków,
wynajem, organizacja pracy, dozór i dbałość o sprawne funkcjonowanie sceny plenerowej (przeglądy techniczne, remonty),
ustalenia, projektowanie i prowadzenie dokumentacji umów KCK dotyczących wypożyczenia instrumentów muzycznych, wynajmu sal i scen w zakresie zarządzanych budynków oraz sceny plenerowej,
nadzór nad ofertą i organizacją pracy kina,
nadzór nad organizacją widowni,
organizacja imprez plenerowych w zakresie zasobów osobowych, wyżywienia, transportu, budowy i dozoru sceny,
udział w pracach doraźnych zespołów roboczych powoływanych przez Dyrektora KCK,
organizowanie i nadzór nad pracą podległych pracowników.
Kierownikowi ds. Organizacji Sceny bezpośrednio podlegają pracownicy Działu ds. Organizacji Sceny.
Rozdział nr 4
Zadania i kompetencje realizowane w działach i na samodzielnych stanowiskach pracy
§ 10
Dyrektor w uzgodnieniu z bezpośrednimi przełożonymi pracowników dokonuje podziału zadań realizowanych przez pracowników KCK na poszczególnych stanowiskach pracy.
Podział zadań, o którym mowa w ust. 1 określa się szczegółowo w zakresach czynności pracowników.
§ 11
Bezpośredni przełożeni kierując pracami podległych działów odpowiadają za realizację zadań zawartych w Statucie KCK, regulaminie organizacyjnym oraz szczegółowych zakresach czynności i w tym zakresie odpowiadają przed Dyrektorem oraz Zastępcą Dyrektora za właściwe i terminowe wykonywanie zadań należących do działu.
§ 12
W dziale ds. Organizacyjno – Promocyjnym realizowane są n/w sprawy:
prowadzenie głównego sekretariatu KCK,
prowadzenie korespondencji w zakresie poczty przychodzącej – oznaczanie i przekazywanie do kierowników działów oraz poczty wychodzącej całej instytucji,
przygotowanie harmonogramu imprez, ich organizacja i realizacja,
obsługa imprez własnych i zleconych, prowadzenie dokumentacji, bieżące sporządzanie zamówień,
współpraca z innymi podmiotami w zakresie organizacji wspólnych przedsięwzięć mających na celu upowszechnianie kultury (np. wystawy),
promocja imprez organizowanych i współorganizowanych przez KCK, kontakty z mediami,
utrzymanie czystości i porządku na terenie budynku na ul. 11 Listopada 13 i terenach przyległych,
zapewnienie sprawnego funkcjonowania obiektów KCK, wyposażenie w środki czystości, higieny osobistej, apteczki,
konserwacja sprzętu, bieżące naprawy, remonty,
prowadzenie spraw kadrowych,
opracowywanie, aktualizacja i prowadzenie dokumentacji umów KCK,
przyjmowanie skarg i wniosków obywateli,
prowadzenie dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi, przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
prowadzenie nadzoru nad zakupami dokonywanymi w KCK w zakresie zgodności z prawem zamówień publicznych,
udział w pracach doraźnych zespołów roboczych powoływanych przez Dyrektora KCK.
§ 13
W dziale ds. Informatycznych realizowane są n/w sprawy:
zarządzanie i obsługa sieci zewnętrznej i wewnętrznej KCK,
czuwanie nad techniczną sprawnością zasobów informatycznych i audiowizualnych,
utrzymywanie systemów komputerowych i audiowizualnych w warunkach zgodnych z wymogami bezpieczeństwa i z wymogami producentów,
dokumentowanie legalności sprzętu i oprogramowania, dbałość o poprawną instalację licencji stanowiskowych,
instalacja i konfiguracja sprzętu,
zarządzanie kontami użytkowników,
szkolenia wewnętrzne w zakresie korzystania z sieci komputerowej i obsługi sprzętu przynależnego do stanowiska pracy,
prowadzenie dokumentacji dotyczącej technicznego stanu sprzętu komputerowego i audiowizualnego,
bieżący przegląd i aktualizacja systemów komputerowych w firmie,
dbałość o wygląd i estetykę sprzętu komputerowego w salach wykładowych KCK,
obsługa auli oraz sal wykładowych w zakresie sprzętu technicznego, komputerowego, zgodnie z prowadzonym grafikiem zajęć i wynajmu,
prowadzenie strony internetowej KCK,
ścisła współpraca z Działem Dydaktycznym w zakresie dostępności sprzętu i obsługi związanej z wynajmem sal i prowadzeniem zajęć dydaktycznych,
udział w pracach doraźnych zespołów roboczych powoływanych przez Dyrektora KCK.
§ 14
W Dziale - Pokoje Gościnne realizowane są n/w sprawy:
prowadzenie działalności związanej z wynajmem pokoi gościnnych i obsługą gości,
dbanie o wygląd i estetykę pokoi gościnnych,
obsługa świetlicy hotelowej w zakresie organizowanych spotkań i szkoleń,
nadzór i koordynacja usług pralniczych,
dystrybucja i magazynowanie wydawnictw KCK,
udział w pracach doraźnych zespołów roboczych powoływanych przez Dyrektora KCK.
§ 15
W dziale ds. Dydaktycznych realizowane są n/w sprawy:
prowadzenie zajęć dydaktycznych, przygotowywanie materiałów dydaktycznych,
prowadzenie zajęć merytorycznych w zespołach zainteresowań,
przeprowadzanie egzaminów i szkoleń w zakresie CISCO i ECDL,
tworzenie oferty innych zajęć,
opracowywanie ofert programowych w zakresie szkoleń oraz ich realizacja,
podejmowanie działań mających na celu propagowanie czytelnictwa,
prowadzenie czytelni internetowej (tzw. Medioteki) a w szczególności przechowywanie, obsługa i udostępnianie zbiorów czytelni internetowej do celów naukowych i dydaktycznych,
prowadzenie strony internetowej BIP,
udział w pracach doraźnych zespołów roboczych powoływanych przez Dyrektora KCK.
§ 16
W dziale ds. Artystycznych realizowane są n/w sprawy:
upowszechnianie koncepcji, inicjatyw i doświadczeń w dziedzinie pracy kulturalno- oświatowej,
prowadzenie naboru do zespołów zainteresowań,
prowadzenie zajęć merytorycznych w zespołach zainteresowań,
przygotowywanie programów artystycznych,
współorganizacja i udział w imprezach artystycznych, festiwalach, warsztatach, konkursach,
prowadzenie dokumentacji związanej z działalnością zespołów zainteresowań,
wynajem pomieszczeń w budynku KCK przy ul. 11 Listopada 13,
udział w pracach doraźnych zespołów roboczych powoływanych przez Dyrektora KCK.
§ 17
W dziale ds. Organizacji Sceny realizowane są n/w sprawy:
techniczna obsługa imprez własnych i zleconych,
wynajem pomieszczeń w budynkach KCK przy ul. Słowiańskiej 13 i Katedralnej 18,
świadczenie usług w zakresie wynajmu i obsługi sceny plenerowej,
współpraca z innymi podmiotami w zakresie realizacji wspólnych przedsięwzięć mających na celu upowszechnianie kultury,
opracowywanie repertuaru kinowego i projekcja filmów,
sprzedaż biletów,
utrzymywanie bezawaryjnej pracy urządzeń technicznych i audiowizualnych,
bieżące naprawy, konserwacja, remonty,
utrzymanie czystości i porządku na terenie budynków na ul. 11 Słowiańskiej 13, Katedralnej 18 i terenach przyległych,
udział w pracach doraźnych zespołów roboczych powoływanych przez Dyrektora KCK.
§ 18
W Dziale ds. Księgowości realizowane są n/w sprawy:
sporządzanie okresowych sprawozdań finansowych i bilansu,
prowadzenie rachunkowości KCK,
prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych i przedmiotów nietrwałych,
sporządzanie list płac wynikających ze stosunku pracy, naliczanie zasiłków chorobowych, prowadzenie imiennych kartotek wynagrodzeń i innych wypłat,
prowadzenie rozliczeń z ZUS, US, PZU, dostawcami i odbiorcami,
rozliczanie inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych KCK,
analizowanie wskaźników ekonomicznych KCK,
prowadzenie kasy KCK,
regulowanie płatności wobec artystów imprez plenerowych,
udział w pracach doraźnych zespołów roboczych powoływanych przez Dyrektora KCK.
§ 19
W Dziale – Pracownia Regionalna realizowane są n/w sprawy:
edukacja kulturalna i wychowanie poprzez propagowanie kultury, tradycji i historii regionu,
poszukiwanie i gromadzenie dóbr kultury,
udostępnianie zbiorów pracowni regionalnej do celów naukowych i edukacyjnych,
organizowanie sesji popularnonaukowych, odczytów, spotkań, konkursów oraz wystaw i imprez o charakterze historycznym,
prowadzenie działalności wydawniczej i promocyjnej,
prowadzenie współpracy z zagranicą, zwłaszcza z miastami partnerskimi,
współpraca ze stowarzyszeniami kulturalnymi, placówkami oświatowymi, fundacjami oraz wszystkimi osobami prawnymi i fizycznymi, mogącymi służyć pomocą przy realizacji zadań KCK, w szczególności związanymi z propagowaniem historii i tradycji regionu,
kształtowanie aktywnej postawy w kierunku tworzenia tzw. „małej ojczyzny”, integracji środowiska, kształtowania świadomości lokalnej,
pielęgnowanie tradycji, regionalnego folkloru i sztuki ludowej, zachowanie dokumentów i tradycji regionu,
udział w pracach doraźnych zespołów roboczych powoływanych przez Dyrektora KCK.
Rozdział nr 5
Zasady sporządzania i podpisywania pism oraz umów
§ 20
Korespondencje wychodzącą z KCK podpisuje Dyrektor, lub inna upoważniona osoba. Zakres upoważnienia jest ustalony w zakresach czynności pracowników.
Projekty pism przed przedłożeniem ich do podpisu, musza być parafowane przez pracownika przygotowującego dokument.
Na każdym dokumencie wysyłanym na zewnątrz winna być umieszczona informacja o osobie prowadzącej sprawę oraz o numerze telefonu.
§ 21
Projekty umów (aneksów) przygotowują pracownicy działów oraz osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach pracy.
Każda strona umowy musi być parafowana przez osobę reprezentującą w umowie KCK i osobę odpowiedzialną za realizację umowy a na wniosek Dyrektora KCK przez radcę prawnego.
Umowy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa pozostają w KCK- jeden w Dziale ds. Księgowości, drugi w Dziale ds. Organizacyjno - Promocyjnych.
W Dziale ds. Organizacyjno-Promocyjnych prowadzi się centralny rejestr umów.
Umowy oznacza się następująco:
symbol instytucji i stanowiska,
kolejny numer umowy,
rok zawarcia.
Kopie zawieranych umów przekazywane są do działu lub na samodzielne stanowisko odpowiedzialne za realizacje umowy.
Rozdział nr 6
Obieg dokumentów
§ 22
Wszelka korespondencja wpływająca i wypływająca z KCK rejestrowana jest w sekretariacie głównym przy ul. 11 Listopada 13.
W obiegu dokumentów należy przestrzegać następujących zasad:
dokumenty przechodzą przez niezbędne punkty zatrzymania,
sprawy pilne (telegramy, faxy, maile) przedkłada się niezwłocznie,
w korespondencji obowiązują oznaczenia określone w załączniku nr 1.
Rozdział nr 7
Zasady oraz tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków
§ 23
Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego, z uwzględnieniem spraw, które można załatwić w terminach skróconych.
Pracownicy KCK są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
Składane na piśmie skargi nie mogą być rozpatrywane przez osoby, których skarga dotyczy. Osoby te mają obowiązek udostępnienia wszelkich danych osobie sprawdzającej podstawy skargi.
Kontrolę i koordynację działań pracowników KCK w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym zwłaszcza skarg, wniosków sprawuje Dyrektor.
Rozdział nr 8
Zasady udzielania informacji dziennikarzom
§ 24
Informacji o działalności KCK dziennikarzom udziela Dyrektor lub inna upoważniona przez niego osoba.
Obsługa informacyjna środków masowego przekazu odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz.U. Nr 5 poz. 24 z późn. zm.) oraz ustawie z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112 poz.1198 z późn.zm.).
Rozdział nr 9
Postanowienia końcowe
§ 26
Regulamin organizacyjny wydaje i zatwierdza Dyrektor KCK po zasięgnięciu opinii organizatora i działających organizacji związkowych.